Что будет с записями, если вышел из команды или не продлил подписку

«Уволили сотрудника — а с ним пропали и все его расшифровки?» Такой вопрос владельцы команд в WonderScribe задают в поддержку регулярно: и когда убирают участника из тарифа «Команда», и когда просто не продлевают подписку. Разбираемся по фактам: что удаляется сразу, что остаётся и сколько времени есть, чтобы всё сохранить.

Участника удалили из команды — записи никуда не деваются

Когда владелец команды убирает участника из состава, WonderScribe снимает только его привязку к команде: место в списке участников и доступ к общим папкам, на которые он был назначен. Сами расшифровки и звук, которые этот человек успел загрузить или записать через бота, остаются у него на личном аккаунте — их никто не стирает.

Есть два побочных эффекта, которые владельцы часто принимают за «пропажу»:

• задачи бывшего участника исчезают из общей статистики команды — счётчик расшифровок в списке участников считает только тех, кто сейчас в составе;
• если участника назначали на закрытую папку (видна не всем), доступ к ней теряется вместе с удалением — но сама папка и файлы внутри у владельца команды остаются на месте.

То есть с точки зрения самого удалённого человека ничего не исчезает: он просто перестаёт быть частью команды и видит свои файлы там же, где видел их раньше.

Текст и звук хранятся по разным правилам

Здесь важно разделить два разных объекта: готовый текст расшифровки (и AI-саммари, если оно строилось) — и исходный аудио- или видеофайл.

Текст расшифровки WonderScribe не удаляет автоматически ни при каких условиях — ни при выходе из команды, ни при окончании подписки. Он остаётся доступен в аккаунте пользователя.

С исходным файлом правило другое, и оно завязано на то, платит ли аккаунт прямо сейчас:

• пока подписка активна — своя или унаследованная от команды — исходный файл хранится без ограничения по времени;
• если платного доступа нет (подписка закончилась, или человека убрали из платной команды, а личного тарифа у него нет) — включается отсчёт 60 дней;
• эти 60 дней отсчитываются от более поздней из двух дат: последнего входа в аккаунт или даты окончания подписки, и продлеваются заново при каждом входе;
• то есть если пользователь просто время от времени заходит и смотрит расшифровку, срок хранения звука не сгорает.

Проще говоря: результат работы — текст — остаётся навсегда, а вот сама звукозапись без активной подписки хранится ограниченное время, и это время легко продлить простым визитом в сервис.

А что с «понижением тарифа»?

Формально понизить действующий платный тариф на более дешёвый нельзя — пока текущий период оплачен, система не даст применить план ниже рангом. То, что пользователи называют «понижением», на практике — это окончание оплаченного периода без продления: аккаунт автоматически возвращается на бесплатный тариф «Старт».

С этого момента для него действует то же правило 60 дней на исходный звук, что и для любого аккаунта без активной подписки. Текста расшифровок это не касается — он остаётся в любом случае.

Что сделать заранее

Если известно, что подписка не будет продлена или участника собираются вывести из команды, стоит:

• скачать нужные аудио- и видеофайлы заранее, не дожидаясь истечения 60 дней;
• проверить, не назначен ли уходящий участник на папки, которые нужны команде, и переназначить их на другого человека до удаления;
• если решение о продлении ещё не принято — просто периодически заходить в аккаунт: это само по себе отодвигает срок хранения звука.

О том, как хранятся и защищаются файлы, можно почитать на странице о безопасности данных.

Хотите проверить, как это работает, без риска для своих файлов? В WonderScribe можно начать с бесплатных 30 минут расшифровки в месяц — попробуйте бесплатно и сохраните первую расшифровку уже сегодня.

А как в вашей команде решают судьбу файлов уходящих сотрудников — вручную выгружаете архив или пускаете на самотёк? Поделитесь в комментариях.