Протокол заседания: образец, шаблон Word и обязательные поля

Протокол заседания фиксирует решение коллегиального органа — совета директоров, правления, комиссии, совета учреждения. От протокола совещания он отличается принципиально: там решение принимает руководитель, здесь оно принимается голосованием, а значит в документе обязательны кворум и результаты по каждому вопросу.

Скачать шаблон протокола заседания

⬇ Скачать шаблон протокола заседания в Word (.docx)

В файле: шапка с датой, временем и местом, форма проведения (заседание, дистанционное участие, заочное голосование), председательствующий и секретарь, состав присутствующих и отсутствующих с причинами, приглашённые, блок кворума, повестка дня, по каждому вопросу — «Слушали / Выступили / Голосовали / Решили», таблица поручений с исполнителями и сроками. Оформлен по ГОСТ Р 7.0.97-2025, открывается в Word, «Google Документах» и «Р7-Офис».

Дополнительно шаблон закрывает два требования пункта 3.3 статьи 32 закона 14-ФЗ, которых нет в типовых образцах: таблицу поимённого голосования членов органа и отдельный блок «Вопросы повестки дня, не ставившиеся на голосование». Для комиссии или совета учреждения эти поля можно не заполнять, для совета директоров ООО они обязательны.

Для совета директоров ООО требования установлены законом

Если заседание проводит совет директоров (наблюдательный совет) общества с ограниченной ответственностью, состав протокола задан не обычаем делового оборота, а пунктом 3.3 статьи 32 закона 14-ФЗ. Обязательны шесть сведений:

1. дата и время проведения заседания; если голосование совмещалось с заочным — также дата окончания приёма документов о волеизъявлении; место проведения либо сведения о том, что заседание с дистанционным участием проводилось без определения места;
2. лица, принявшие участие в заседании или заочном голосовании;
3. повестка дня;
4. вопросы повестки, поставленные на голосование, и результаты по каждому — с указанием варианта голосования каждого члена совета либо сведений о том, что он не принимал участия в голосовании, а также принятые решения;
5. вопросы повестки дня, которые не ставились на голосование;
6. сведения о лице, подписавшем протокол.

Выделенные пункты — то, чего нет в типовых образцах. Обезличенное «за — 5, против — 1» требованию не отвечает: нужно видеть, как проголосовал каждый член совета.

В акционерном обществе — ровно те же правила. Пункт 4.1 статьи 68 закона 208-ФЗ содержит тот же перечень из шести сведений слово в слово, а пункт 4 той же статьи — тот же трёхдневный срок, того же подписанта и ту же ответственность за правильность составления. Так что этот раздел и шаблон одинаково подходят совету директоров и ООО, и АО.

А вот чего для протокола совета директоров закон не требует — в отличие от протокола общего собрания участников: нет нормы об усиленной квалифицированной электронной подписи и нет обязанности рассылать копии участникам в десятидневный срок. Эти требования установлены только для протокола общего собрания (п. 3 ст. 38.2 закона 14-ФЗ).

Три дня на составление и ответственность подписавшего

Пункт 3.2 той же статьи задаёт срок: протокол совета директоров составляется не позднее трёх дней после заседания либо после даты окончания приёма документов при заочном голосовании.

Дни здесь календарные — и это не описка законодателя. Один и тот же закон от 08.08.2024 № 287-ФЗ ввёл два срока: для протокола совета директоров «не позднее трёх дней» (п. 3.2 ст. 32), а для протокола общего собрания участников — «не позднее трёх рабочих дней» (п. 1 ст. 38.2). Слова «рабочих» в статье 32 нет ни разу. Если последний день срока выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день (ст. 193 ГК РФ), но сам счёт идёт по календарю. Разница с протоколом собрания — до двух-четырёх дней, и путают её постоянно.

Подписывает председатель совета директоров, а в его отсутствие — член совета, осуществляющий функции председателя. И отдельная норма, о которой обычно не думают: лицо, подписавшее протокол, несёт ответственность за правильность его составления. Это меняет отношение к вычитке: подпись здесь не формальность, а принятие ответственности за содержание.

Кворум: без него решение ничтожно

Для совета директоров ООО планка установлена законом: кворум «составляет не менее половины от числа избранных членов совета директоров (наблюдательного совета) общества», и уставом может быть определён больший кворум (п. 3.1 ст. 32 закона 14-ФЗ). Снизить его уставом нельзя — распространённое заблуждение, будто порядок работы совета отдан уставу целиком.

Считают от числа избранных членов, а не от количества мест по уставу: если предусмотрено семь, а избрано пять, кворум — три. В акционерном обществе правило такое же (п. 2 ст. 68 закона 208-ФЗ). Для комиссий, правлений и советов учреждений порог задаётся положением об органе.

⚠️ Если в вашем уставе стоит кворум ниже половины, проверьте дату его редакции: раньше порядок работы совета отдавался уставу шире, и такие формулировки встречаются. Сейчас действует законный минимум, и заседание, собранное «по уставу» на треть состава, решений не принимает.

Последствие нарушения жёсткое: решение, принятое без необходимого кворума, ничтожно — недействительно с момента принятия и без решения суда. Основание, однако, у разных обществ разное:

• АО — прямая норма: решения совета директоров, принятые вне его компетенции, при отсутствии кворума или без нужного большинства, ничтожны (п. 8 ст. 68 закона 208-ФЗ);
• ООО — такой нормы в законе нет, работает подпункт 2 статьи 181.5 ГК РФ, распространённый на советы директоров пунктом 103 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 (к решениям собраний отнесены «решения коллегиальных органов управления юридического лица»).

Подтверждающим решением следующего заседания такой порок не закрывается: Верховный Суд прямо называет кворум исключением (п. 108 того же постановления). Поэтому строка «Из ___ членов присутствует ___» — самая важная в документе.

Прочие нарушения делают решение не ничтожным, а оспоримым, и сроки короткие: член совета директоров АО вправе обжаловать решение в течение одного месяца со дня, когда узнал о нём (п. 5 ст. 68 закона 208-ФЗ); акционер — в течение трёх месяцев (п. 6 ст. 68); участник ООО — в течение двух месяцев (п. 4 ст. 43 закона 14-ФЗ). Суд вправе оставить решение в силе, если нарушения несущественны и убытков не возникло.

Важная оговорка: всё сказанное о ничтожности относится к органам управления хозяйственных обществ. На аттестационные, конкурсные и врачебные комиссии, учёные и педагогические советы глава 9.1 ГК автоматически не распространяется — последствия недействительности их решений определяются трудовым законодательством, законом об образовании и профильными актами.

Структура протокола по разделам

Шапка. Наименование организации, вид документа, дата и регистрационный номер, место составления. В протоколе фиксируется дата заседания — она может отличаться от дня, когда документ подписан, ведь на составление даётся до трёх дней.

Состав. Председательствующий, секретарь, присутствующие члены органа, отсутствующие с указанием причины, приглашённые. Для совета директоров ООО достаточно указать лиц, принявших участие, но практика фиксировать отсутствующих полезна: видно, был ли кворум.

Кворум. «Из ___ членов присутствует ___. Кворум имеется». Одна строка, от которой зависит действительность всех решений.

Повестка дня. Пронумерованные вопросы в формулировках, которые будут поставлены на голосование.

По каждому вопросу. Слушали — кто докладывал; Выступили — замечания; Голосовали — результаты, для совета директоров поимённо; Решили — принятое решение. Отдельной строкой — вопросы, которые обсуждались, но на голосование не ставились.

Поручения. Таблица «поручение — исполнитель — срок». Формально это не требование закона, но без неё протокол не работает как управленческий документ.

Подписи. Для совета директоров ООО — председатель либо замещающий его член совета. Для прочих коллегиальных органов — по положению, обычно председательствующий и секретарь.

Как составить протокол по записи заседания

Поимённые итоги голосования и точные формулировки решений неудобно записывать на слух: пока фиксируешь одно, звучит следующее. Поэтому заседания записывают, а протокол собирают по записи.

Загрузите аудио или видео, получите дословный текст с разделением по говорящим и таймкодами, найдите по таймкоду момент голосования и перенесите формулировку в шаблон. Час записи обрабатывается за 4–7 минут, первые 30 минут — бесплатно, без карты. Участников о записи предупредите — это и требование к обработке персональных данных, и просто нормальная практика.

Шаблоны других протоколов

• Протокол совещания — рабочая встреча: решения и поручения без голосования.
• Протокол общего собрания участников — свои требования: восемь сведений по ст. 38.2 закона 14-ФЗ, кворум, нотариальное удостоверение.
• Протокол встречи — переговоры с клиентом или подрядчиком: договорённости, ответственные, открытые вопросы.
• Протокол планёрки — краткий формат для ежедневных оперативок.